Під час війни думка Уряду і контролерів щодо цього неоднозначна.
У перший місяць війни вони намагалися захистити інтереси працівників і зберегти їхні робочі місця. Тому наполягали: хоча в законодавстві неявка через початок війни не зазначена як поважна причина відсутності на робочому місці, все ж таки варто таких працівників не звільняти (див. консультації Мінекономіки «Табелювання працівників, відсутніх на робочому місці через бойові дії» в рубриці «Запитання і відповіді» «ДК» №12/2022 та «Працівника, який не з’являється на роботі через бойові дії, відправити у відпустку заднім числом не можна» в рубриці «Запитання і відповіді» «ДК» №12/2022).
Зазначений час неявки працівника у табелі обліку використання робочого часу рекомендували фіксувати умовним позначенням «І» — інші причини неявок або «НЗ» — неявка з нез’ясованих причин.
Такої самої позиції дотримувалася й Держпраці (див. консультацію Держпраці «Виїзд за кордон через бойові дії — не підстава для звільнення» в рубриці «Запитання і відповіді» «ДК» №12/2022).
Проте наприкінці квітня ставлення до таких неявок дещо змінилося. Наразі йдеться про працівників суб’єктів господарювання державного сектору економіки: Кабмін заборонив їм працювати з-за кордону. У разі перебування таких працівників у робочий час за кордоном без рішення про відрядження до них може бути застосоване дисциплінарне стягнення (тобто догана або звільнення)! Це зазначено в Постанові №481.
Це, звісно, ще не автоматичне звільнення, але, як бачимо, право звільнити такого працівника за прогул (!) керівництво держпідприємств вже має.
Отже, можливі два варіанти:
1) працівник частину кварталу 2022 року сумлінно працював, і йому вчасно нараховано й виплачено зарплату. Цю частину даних відображаємо у звіті за фактом;
2) але частину кварталу 2022 року він був відсутній на роботі без поважної причини (інші неявки) та не виходить на зв’язок. За цей період він нарахувань не отримає, і податки за цей період за нього платити не треба.
Увага!
Якщо ви отримали інформацію від працівника, що він в евакуації (в Україні або за кордоном), але має можливість працювати дистанційно, ви можете оформити це наказом і зберегти працівникові і робоче місце, і зарплату. Проте тут ви маєте право вибору: працівник — ініціатор запровадження дистанційного режиму роботи, проте на це потрібна згода роботодавця! А працівникам держпідприємств це і взагалі заборонено. Тому, якщо згоди керівника на це немає, це може поставити працівника перед досить суворим вибором: або повернутися на робоче місце, або його буде звільнено за прогули (чи призупинено трудовий договір, про що далі).
Приклад 1. У IІІ кварталі працівник відпрацював до 11 вересня, а потім зник і не виходить на зв’язок. Оклад працівника 6500 грн.
Йому нараховано по 6500 грн за липень та серпень. А за вересень нараховано: 6500 : 22 х 8 = 2363,63 грн (умовно з 22 робочих днів відпрацював лише 8). Як показати це в «зарплатному» звіті?
Щодо ЄСВ у звіті відображається:
- у податковому розрахунку в рядку 1 та 1.1 нарахована зарплата окремо за кожен місяць (графи 1, 2 — сума 6500,00 грн, у графі 3 — 2363,63 грн). При цьому доплата до мінімальної зарплати в вересні не нараховується (бо він був відпрацьований не повністю), окрім зазначеного нижче;
- але якщо це основне місце роботи і працівник не має інвалідності, то ЄСВ в цьому разі треба за вересень нарахувати у мінімальному розмірі. Тобто буде заповнено рядки 2 і 2.5 (графа 3) на суму різниці між мінімальною зарплатою 6500,00 грн та фактично нарахованою зарплатою: 4136,37 грн;
- а далі в рядку 3.1 відображаємо в розрізі місяців нараховані суми ЄСВ на фактично нараховану зарплату (в графах 1, 2 — по 1430,00 грн, у графі 3 — 520,00 грн). І в рядку 3.5 (у графі 3) показуємо донарахування ЄСВ: 910,00 грн. Зазначені дані переносимо до граф 1, 2, 3 рядка 3 (за підсумком у кожній із них зазначатимемо цифру 1430,00 грн);
- у додатку 1 роботодавець персоніфікує ці дані, тобто зазначає, якого саме працівника вони стосуються. Нагадаємо, що цей додаток складається окремо за кожен місяць кварталу, але в кожному з них обов’язково треба зазначити, за який місяць здійснено нарахування (графа 10 — це обов’язковий для заповнення реквізит). Тому в додатку 1 за липень та серпень буде зазначено лише по одному рядку щодо такого працівника, з фактично нарахованою зарплатою 6500,00 грн та ЄСВ з неї 1430,00 грн. А ось у додатку 1 за вересень буде два рядки: в одному — фактично нарахована зарплата 2363,63 грн та нарахований на неї ЄСВ 520,00 грн, а в іншому — база донарахування 4136,37 грн і донарахований до мінімуму ЄСВ 910,00 грн.
Увага: прогули та інші неявки в додатку 5 не відображають!
Що ж стосується додатка 4ДФ, то в ньому відображатимемо (теж окремо за кожен місяць) лише суму фактично нарахованої зарплати й утриманих із неї ПДФО та ВЗ (без жодних донарахувань).
Працівника все ж таки звільнили за прогул!
Зрозуміло, що рекомендацій Мінекономіки дотримувалися не всі роботодавці, і далі ситуація для працівників, в умовах безробіття та конкуренції на ринку праці, лише погіршуватиметься. Тим більше, що під час війни діють спеціальні правила, встановлені Законом №2136, які значно розширюють права роботодавця, зокрема, і щодо звільнення працівників.
Тож, якщо ви звільнили працівника, не забувайте, що йому треба видати паперову трудову книжку (якщо вона зберігається у вас!) і копію наказу про звільнення (ст. 47 КЗпП). А ще в день звільнення (або раніше) з таким працівником треба провести остаточний розрахунок (але до цього ми ще повернемося).
Наприклад, якщо у прикладі 1 працівника 15 вересня звільнили, то в «зарплатному» звіті:
- не було б відображено донарахування ЄСВ до мінімального розміру, навіть якщо це основне місце роботи такого працівника. Адже якщо трудові відносини тривали не повний календарний місяць, вимога щодо сплати роботодавцем ЄСВ хоча б у мінімальному розмірі не працює;
- у додатку 5 треба було б показати звільнення працівника 15 числа (в графі 10 як дату закінчення трудових відносин треба було б поставити 15092022, без крапок!);
- зазначається дата звільнення в цьому випадку і в додатку 4ДФ за вересень (у графі 8 «15.09.2022», тобто вже з крапками!).